PDF Rechnungs Modul

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Einführung

Mit dem PDF Rechnungs Modul können Sie sich ohne Programmierkenntnisse Ihre Rechnungen und Lieferscheine erstellen und in verschiedenen Profilen je nach Sprache ablegen.

Das Modul stellt eine Alternative zur klassischen html-Rechnung dar. Es ist eigentlich recht einfach zu bedienen, aber stellt sehr viele Möglichkeiten zur Verfügung und wirkt daher am Anfang sehr kompliziert.

Das Modul funktioniert folgendermaßen.

Konfiguration

Als Erstes prüfen Sie, ob das PDF Rechnungsmodul unter Konfiguration - Zusatzmodule eingeschaltet ist. Es gibt dort den Punkt "PDF Rechnungsmodul: Ja/Nein" und "PDF Rechnung automatische Rechnungsprofile: Ja/Nein". Stellen Sie beides auf JA.

Hintergrund: durch die automatischen Rechnungsprofile wird Ihnen in der Bestellung das jeweils passende Profil vorausgewählt/vorgeschlagen. Wenn Sie sich später dafür entscheiden, diese Automatik nicht zu nutzen, schadet diese Auswahl auch nicht.

So, nun der Nummernkreis und Nummernaufbau:

Unter Konfiguration => Grundeinstellungen => Mein Shop können Sie die nächste Rechnungsnummer festlegen, die vergeben werden soll, sowie das Format der Rechnungsnummer. Sie können dabei mit {n}-{d}-{m}-{y} arbeiten, wobei {n} die laufende Rechnungsnummer ist, {d} der Tag, {m} der Monat und {y} das Jahr.

Geben Sie also als nächste Nummer 1000 ein und als Format geben Sie:
{n}/{y}
dann würde auf Ihrer Rechnung stehen:
Ihre Rechnung Nummer 1000 / 2016

Nun der halbautomatische Versand der Rechnungen:

Standardmässig ist der halbautomatische Versand abgeschaltet. Sie kontrollieren das indem Sie zu Konfiguration - Bestellstatus gehen, auf bearbeiten klicken und gucken ob bei irgendeinem Bestellstatus angehakt ist: " PDF Rechnung automatisch generieren und per E-Mail versenden"
Sie können hier beispielsweise beim Status "Versendet" ein Häkchen setzen. Wenn Sie später dann bei einer Bestellung den Status auf "versendet" setzen, dann schickt der Shop automatisch die Rechnung raus.

Nun die Konfiguration

Nun gehen Sie auf Konfiguration - Grundeinstellungen - PDF-Rechnung Konfig.
Wir gehen das mal von oben nach unten durch:

Profile

Sie haben am Anfang drei Profile: "default", "profile_de_delivnote" und "profile_de_invoice". default und profile_de_invoice haben wir für Sie schonmal als Rechnungsprofile angelegt.
profile_de_delivnote ist eine Lieferschein-Vorlage.

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Profile anzulegen. Für den Anfang empfehlen wir, erst einmal mit einem Rechnungsprofil zu arbeiten und später ggf mehrere anzulegen. Klicken Sie bei "Lade Profil" auf "profile_de_invoice".
Die Überschrift "Geladenes Profil" sollte sich nun ändern auf "Geladenes Profil: profile_de_invoice". Eventuelle Meldungen darüber ignorieren Sie bitte, diese Befehle benötigen wir zum Speichern.

Unter der Profilauswahl sehen Sie drei Bilder. Diese sollen Ihnen die Struktur der Rechnung verdeutlichen. Zeigen Sie mit der Maus auf das Lupensymbol um sie zu vergrößern. Die Zahlen wie "5. Kopftext" und "1. Empfängeradresse" beziehen sich auf die Nummern der folgenden Menüpunkte und sollen Ihnen helfen, den entsprechenden Punkt schnell zu finden.


Optionen

Ist es Ihnen wichtig, millimetergenau zu arbeiten, dann haken Sie hier an:
Debuginformationen einblenden (nur in Vorschau)
Gitterlinien einblenden (nur in Vorschau)

Sie bekommen dann ein Gitter über der Rechnungsvorschau eingeblendet und genaue Pixelangaben zu den einzelnen Teilen. Probieren Sie es aus. Haken Sie die beiden Optionen an, scrollen Sie ganz runter, haken Sie an: "Vorschau am Beispiel Bestellung Nummer:" und klicken Sie dann auf "Profil speichern". Nun öffnet oder speichert Ihr Browser, je nach Einstellung, ein PDF zum Ansehen und Verstehen ;-)

Scrollen wir wieder hoch, zu "Hintergrund (10)".

Hintergrund (10)

Hier können Sie eine Hintergrundgrafik auswählen oder auch komplett weglassen. Wir haben Ihnen eine Platzhaltergrafik mitgeliefert. Sie können hier eine eigene Grafik hochladen, diese gehört in diesen FTP Pfad:
/admin/includes/ipdfbill/images/user

Anschließend taucht sie in der Auswahl auf.


Kopftext (5)

Auch hier sehen Sie wieder ein Beispielbild, das Ihnen verdeutlichen soll, welche Stelle der Rechnung gemeint ist. Zum Beispiel kann man den Kopftext als Platz für einen Slogan benutzen.
Sie können den Kopftext mit "anzeigen" ein- oder ausschalten. Darunter geben Sie den Text so ein, wie er später angezeigt werden soll. Sie können auswählen, ob er Linksbündig, Rechtsbündig oder zentriert dargestellt werden soll, in welcher Schriftfarbe, Schriftart, Schriftstil und Größe.
Darunter können Sie vier Zahlen für "Dimension" eingeben. Damit ist gemeint:
1. Zahl "Horizontal": das ist der Abstand des Textes nach links, und zwar innerhalb des Datenfensters.
2. Zahl "Vertikal": das ist der Abstand des Textes von oben, und zwar innerhalb des Datenfensters.
3. Zahl "Breite": wie breit das Datenfenster sein soll.
4. Zahl "Höhe": wie hoch das Datenfenster sein soll.
Sie können Breite und Höhe auch leer lassen, dann ist es immer so hoch wie nötig und geht über die gesamte Breite (Bis zum Logo).


Adressblock(1)

Der Adressblock besteht aus Ihrer Adresse - der Absenderzeile - und der Empfängeradresse.
geben Sie hier Ihre Absenderzeile ein, dieses Mal ohne Zeilenumbruch. Also zum Beispiel "Muster GBR, Postfach 4711, 12345 Flümme"

Auch hier können Sie auswählen: Ausrichtung, Schriftfarbe, Schriftart, Schriftstil und Schriftgröße.

Darunter können Sie die Einstellungen für den Adressblock der Empfängeradresse vornehmen. Für Informationen zu "Dimension" schauen Sie oben unter "Kopftext (5)" nach oder klicke in Ihrem Shop an dieser Stelle auf das Fragezeichen.

Bild (3)

Hier ist das Logo gemeint. Sie können es anzeigen oder weglassen. Wir haben Ihnen ein Beispiellogo mitgeliefert, das Sie austauschen können. Sie finden es im FTP-Pfad "/admin/includes/ipdfbill/images/user".
Für Informationen zu "Dimension" schauen Sie oben unter "Kopftext (5)" nach oder klicken Sie in Ihrem Shop an dieser Stelle auf das Fragezeichen.


Datenfelder (9)

Hier gibt es 2 Spalten. Scrollen Sie ein wenig runter, unter "Rechte Spalte" steht "Datenzeile". Die linke Spalte enthält den Text aus "Datenzeile" und die rechte Spalte den dazugehörigen Wert.
Also in der vorinstallierten Version: linke Spalte "Bestelldatum", rechte Spalte die Variable *date_order*.
Voreingestellt haben wir Ihnen: Bestelldatum, Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
Klicken Sie bei "Datenzeile 1" auf das Fragezeichen. Sie erhalten nun eine Liste von Variablen, die Sie an dieser Stelle nutzen können, wie zum Beispiel Zahlungsmethode oder UstID des Kunden. Das wäre auch die perfekte Stelle, falls Ihr Programmierer neue Daten hinzufügen soll.

Sie können sowohl für die linke als auch für die rechte Spalte Ausrichtung, Schriftgröße, Schriftstil und Schriftart festlegen.
Für Informationen zu "Dimension" schauen Sie oben unter "Kopftext (5)" nach oder klicken Sie in Ihrem Shop an dieser Stelle auf das Fragezeichen.

Rechnungsüberschrift (4)

Die Rechnungsüberschrift können Sie z.B. für die Rechnungsnummer nutzen, oder Sie schreben einfach nur "Rechnung" hinein. Denken Sie daran, das sie für andere Sprachen jeweils eigene Profile anlegen können.
Sie können auch hier wieder Ausrichtung, Schriftgröße, Schriftstil und Schriftart festlegen.
Für Informationen zu "Dimension" schauen Sie oben unter "Kopftext (5)" nach oder klicken Sie in Ihrem Shop an dieser Stelle auf das Fragezeichen.


Listenüberschrift (2)

Die Listenüberschrift ist die Überschrift direkt über der Aufzählung der Produkte. Das kann sein "Rechnungspositionen", oder "Wir führen im Folgenden Ihre Produkte auf:" oder was auch immer. Sie können diesen Punkt natürlich auch weglassen, wenn Sie den Haken bei "Anzeigen" entfernen.
Sie können auch hier wieder Ausrichtung, Schriftgröße, Schriftstil und Schriftart festlegen.
Für Informationen zu "Dimension" schauen Sie oben unter "Kopftext (5)" nach oder klicken Sie in Ihrem Shop an dieser Stelle auf das Fragezeichen.


Positionslisten (7)

Die ist jetzt die Aufzählung der gekauften Produkte. Hier handelt es sich um eine Tabelle mit standardmässig 6 Spalten, maximal möglich sind 7 Spalten. Klicken Sie neben "Datenspalte 1" auf das Fragezeichen, dann bekommen Sie eine Liste der hier möglichen Variablen. Natürlich kann Ihnen Ihr Programmierer hier auch neue Variablen hinzufügen.


Summenfelder (12)

Ihr Shop produziert Daten für die Zusammenfassung (welche das sind, stellen Sie übrigens unter Konfiguration => Versand&Zahlung => Bestellzusammenfassung ein).
Hier geht es nun darum, wie diese dargestellt werden sollen.

Es gibt 2 Spalten, in der linken steht der Name, in der rechten der Wert. Also zum Beispiel: linke Spalte "Zwischensumme", rechte Spalte "107,00 EUR".
Es handelt sich hier um den Block, den man als Kunde auch auf der Bestellbestätigungsseite sieht, typischerweise Zwischensumme, Versandkosten, Mehrwertsteuer, Endsumme.

Untertext (8)

Der Text der unter der Rechnung aber über der Fußzeile angezeigt wird. Das kann ein Slogan sein, oder "Beehren Sie uns bald wieder" oder "Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum".
Sie können sich hier auch den Kundenkommentar mit auf der Rechnung oder dem Lieferschein anzeigen lassen. Setzen Sie hierzu einen Haken bei "Anzeige Kommentar?"
Auch hier nochmal kurz der Hinweis auf die Möglichkeit, verschiedene Profile anzulegen. Im Bereich Regeln gibt es die Möglichkeit, ein Profil für bezahlte und eines für unbezahlte Rechnungen anzulegen.

Fusstexte (6)

Unter der Rechnung können Sie drei Blöcke anzeigen lassen, beispielsweise einen Block mit Ihren Daten wie in einem Impressum; einen Block mit Ihrer Bankverbindung und einen Block mit Hinweisen.

Anlage (11)

Sie können Ihre AGB oder einen beliebigen anderen Text als Anlage hinzufügen, dieser erscheint auf einer Folgeseite der Rechnung. Die Anlage muss als .txt Datei mit dem Namen pdf_attachment.txt auf den Server hochgeladen werden, und zwar in den Ordner /admin/includes/ipdfbill/user

Regeln (12)

Sie können Regeln einsetzen um Rechnungsprofile nach bestimmten Auslösern zuzuordnen. Diese Funktion ist für fortgeschrittene Händler gedacht, die bereits die internen Namen der Versand- und Zahlungsarten kennen sowie die ISO Codes der Länder.

Um die jeweilige Regel zu benutzen, machen Sie einen Haken bei "Auswahl aktivieren".

Sie können einer Bestellung ein Rechnungsprofil zuordnen aufgrund von
- Rechnungsland
- Versandart
- Zahlungsart
- Bestellstatus
- Kundengruppe

...sowie jeder Kombination davon.

Beispiel:

"Wähle dieses Rechnungsprofil, wenn
Rechnungsland entspricht DE
und
Versandmethode entspricht zones
und
Zahlungsart entspricht invoice
und
order status entspricht nicht versendet
und
Kundengruppe entspricht "kunde"



Wir empfehlen, das Sie genau EIN Profil OHNE REGELN lassen und dieses als default setzen.
Beispiel:
Sie haben die Profile
Rechnung
Vorkasse
Paypal

Diese haben die Regeln "Wenn Zahlart invoice, dann nehme das Profil Rechnung" / "Wenn Zahlart eustandardtransfer, dann nehme das Profil Vorkasse" / "Wenn Zahlart Paypal, nehme Profil Paypal".

Nun kommen Sie oder ein Mitarbeiter auf die Idee, die Zahlart Nachnahme zu aktivieren, legen aber kein Profil dafür an. Was passiert? Das System findet keine Rechnung auf die eine der Regeln zutrifft und hängt sich auf.

Daher, im oben genannten Beispiel, wäre das hier korrekt:
"Wenn Zahlart invoice, dann nehme das Profil Rechnung"
"Wenn Zahlart Paypal, nehme Profil Paypal"
"in allen anderen Fällen nehme Profil Vorkasse, welches auch das default Profil ist".

Sprich, wenn Zahlart nicht Rechnung oder Paypal, dann wird immer auf das Vorkasseprofil zugegriffen.

AGB anpassen

Das PDF Modul schickt im Anhang an die Rechnung immer die Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit. Der Text liegt in einer .txt Datei auf dem Server, im Ordner:

/admin/includes/ipdfbill/user/pdf_attachment.txt

Möchten Sie keine AGB mitsenden, entfernen Sie den Haken für "anzeigen" bei Anlage (11) oder leeren Sie die Datei einfach - aber nicht die Datei selbst löschen !!

Rechnung fakturieren

Man prüft die Bestellung ob sie gültig ist (keine Test- oder Scherzbestellung). Man klickt "Fakturieren".
Jetzt erst wird der Bestellung eine neue Rechnungsnummer zugewiesen und der Rechnungszähler hochgezählt. Man hat keine Lücken in der Nummerierung durch ungültige Bestellungen.
Wer sich sicher ist, das er keine Testbestellungen hat, der kann auch die automatische Rechnungserstellung einschalten. Das macht Ihr, indem Ihr zu Bestellstatus geht und beim gewünschten Bestellstatus - zum Beispiel "versendet" - auswählt: " PDF Rechnung automatisch generieren und per E-Mail versenden"

Administration - Kunden - Bestellungen - Bearbeiten

Man klickt "Fakturieren" und kann nun PDF-Rechnung und -Lieferschein generieren, herunterladen und versenden. Ebenso ist dies für Mahnung 1 und 2 möglich. Es wird Ihnen immer angezeigt, wann die Rechnung das letzte Mal generiert wurde (da man die Bestellung verändern und die Rechnung aktualisieren kann).

Ebenso findet der kunde nun im Frontend - Konto - Bestellungen einen Link zum Herunterladen seiner PDF-Rechnung (ab Version 1.1.).



In Konfiguration - Grundeinstellungen - Mein Shop (unten) legt man das Format und den laufenden Zähler für die Rechnungsnummer fest.

Sollten Sie das Modul nicht nutzen oder wollen, können Sie es unter Konfiguration - Zusatzmodule ganz abschalten.
Somit verschwinden in den Bestellungen die PDF Buttons und es erscheinen die alten html Buttons wieder, die man noch von früher kennt.